1) Kayıt İşlemleri

1. Kurum Personeli Kayıt-Düzenleme

OSGB personeli ekleme, personel bilgilerini düzenleme, personeli silme işlemleri sayfası

2. İşyeri (Müşteri) Kayıt-Düzenleme

Müşteri ekleme, müşterileri bilgilerini düzenleme veya müşterileri silme, silinen yani pasif haline getirilmiş müşterileri aktifleştirme işlemlerinin yapıldığı sayfa. Müşteri düzenlemede, dokümanlarında görünmesi için logosu girilebilir. konum bilgisi eklenebilir. (kullanıcı yetkisi vermek için) İlgili kişi eklenebilir.

3. İSG Profesyoneli Ataması

İşyerlerine İSG Profesyoneli atama, veya atamaları düzenleme işlemleri. Yapılan değişiklikler ilgili personele mail gitmektedir.

4. İlgili Kişi Kayıt-Düzenleme

Müşterilere sisteme giriş yetkisi verme işlemi. Müşteri yalnızca kendi iş yeri ile ilgili yapılan faaliyetleri görebilir. Kendi çalışanlarını ekleyebilir veya çalışan bilgilerini düzenleyebilir.

5. İşyeri Bölümü Kayıt-Düzenleme

İş yerine bölüm ekleme-düzenleme işlemi. Bölüm eklenmez ise varsayılan olarak genel bölüm olacak

6. Çalışan Kayıt-Düzenleme

İş yerine çalışan ekleme ve çalışan bilgilerini düzenleme, çalışanları sime işlemleri sayfası. Toplu çalışan ekleme işlemleri örnek excelden yükleyerek te yapılabilir

2) Yönetici İşlemleri

1. Şube Logo

Dokümanlarda çıkması için OSGB veya kullanıcı kurumun logosunu ekleme.

2. Yetki İşlemleri

Personel yetkilendirme, yeni rol tanımlama işlemleri

3. Taslaklar

Sertifika taslakları düzenleme işlemleri

4. İşlem Puanları

Raporlar menüsündeki "İSG Personeli İşlem (Performans) Raporu" işlemi için faaliyetlerinin varsayılan puanlarını düzenleme işlemi

5. Yedekleme

Yüklenen dokümanları veya girilen bilgileri yedekleme işlemi

6. Ayarlar

Yapılan işlemlerin silinmesini engellemek için varsayılan zaman aşımlarını değiştirme işlemi. Gün bazında ve Hassas işlemler için dakika bazında zaman aşımları seçenekleri var.

7. Şubeler

Varsa Şube ekleme-düzenleme işlemleri

3. İşyeri İşlemleri

1. Tüm Dosyalar

Değişik yollarla (Ziyaret raporu, Eğitim işlemleri, Yıllık plan, eğitim planı vs.) yüklenen dokümanlar burada derli toplu olarak görüntülenir. Ayrıca buradan da dokümanlar yüklenebilir.

2. Ziyaret Planı

Müşterilerin aylık ziyaret planları oluşturulur. ziyaret gerçekleşmiş ise sonuçlandırılır. Burada Yıllık plan ve Eğitim planından bu aya düşen faaliyetler varsa kontrol listsi olarak gelir. Ayrıca genel kontrol listesi var. istenirse buradan doküman da yüklenir. Bir sonraki ziyaret için görev tanımlanabilir

3. Eğitim Planı

19 adet Temel İSG Eğitimi konusu tehlike sınıfına göre varsayılan süreler ile listelenir. Konuların karşılarındaki ay kutucukları işaretlenmek suretiyle eğitim planı oluşturulur

4. Yıllık Plan

Tüm Dosyalarda bulunan konular burada liste olarak gelir. Listeden istenen konular seçilip kaydedilir. Hazırlanan her yıllık plan için seçilmiş konular aynı OSGB çatısındaki diğer uzmanlar için şablon olur. Uzmanlar bu şablonlardan birini seçip getirttiğinde, o şablondaki konular seçilmiş olur. seçim maddelerinde değişiklik yapılabilir. seçimler kaydedildikten sonra varsayılan sorumlu kişi veya faaliyet periyotları değiştirilebilir. hatta periyotlara sadık kalmayarak istenen aylar için faaliyet ekleme çıkarma yapılabilir. Yıllık planın tarihi değiştirildiğinde ilk faaliyet girilen tarihin ayından başlayıp sonraki faaliyet periyotları ona göre otomatik olarak yeniden düzenlenir

5. Acil Durum Planı

Önce dilediğiniz işyerinin krokileri (png veya jpeg uzantılı) resim formatında yüklenir. Daha sonra dokümana eklenecek krokiler seçilip "Acil Aurum Planı Oluştur" butonuna basılır. İçinde Acil durum planının ayrıntılı olarak yazıldığı bir word dosyası iner. Seçilmiş krokiler bu dosyaya ilgili sayfa yerleşmiştir. Destek elemanları görevlendirmeleri yapılmış ise bu isimler de ilgili tabloya düşecektir.

6. Risk Analizi

Risk analizinin hazırlandığı sayfa. Burada aşağıdaki adımlar uygulanır
1. “Risk Analizi Önbilgileri” butonu tıklanarak ilgili yerler doldurulur.
2. “Olay kayıtları” ve “İş Ekipmanları” butonları tıklanıp ilgili yerler doldurulmamışsa doldurulur. Bu işlemler yapılmasa buraları boş olarak raporlanır.
3. “Yeni Risk Analizi Oluştur” Butonu tıklanır. Burada işlemler dört sekmede aşamalandırılmıştır.
4. İşyeri seçili gelmediyse işyerini seçiniz (“İşyeri Seçimi” sekmesi). Sonraki sekmeyi tıklayın ya da “ileri” butonuna basın
5. Risk analizinin yapılacağı işyeri bölümünü seçiniz. Bölüm oluşturmadıysanız aynı sayfadaki “Yeni Bölüm Oluştur” butonuna tıklayıp yeni bölüm oluşturunuz. Bölüm seçildikten sonra
(i) Önceden hazırladığınız risk analizine devam edecekseniz ileri tıklayınız.
(ii) Yeni risk analizi oluşturacaksanız “Yeni Risk Analizi” oluştur butonunu tıklayınız. Bölümü yeni oluşturduysanız bu bölüm için yeni risk analizi oluşturmak zorundasınız. Yeni risk analizi oluştururken risk analizinin adını soracaktır. Uygun bir ad girin. Sonra “tehlike seçimi” sekmesine geçin
6. “Tehlike Seçimi” sekmesinde şablon seçmenizi isteyecek. Yeni yapıyorsanız standat havuzu seçin. Daha sonra yaptığınız risk analizlerini şablon olarak kaydedip siz veya aynı OSBG çatısı altındaki arkadaşlarınız bundan faydalanabilir.
7. Seçilen şablonlara göre kategori seçebilirsiniz. Standart şablonlarda tüm kategoriler gelecek. Diğer şablonlarda sadece kullanılmış kategoriler gelecektir. Kategori seçimini iki tür yapabilirsiniz. Arama kutusunda bir kaç harf yazarak seçebileceğiniz gibi, kutunu sağ tarafındaki “Kategorileri Göster” butonuna basarak görsel olarak da seçim yapabilirsiniz.
8. Seçtiğiniz kategoriler alt alta çubuk şeklinde sıralanacaktır. Kategoriye tıklayıp içindeki maddelerden istediklerini maddenin sağındaki “+” işaretine tıklayarak seçebilirsiniz. Madde üzerine tıklayarak ayrıntılı inceleyebilir, madde üzerinde değişiklikler yapabilirsiniz. Yaptığınız değişikli ana şablonu etkilemeyecek dokümanınıza mahsus değişiklik olacaktır. Seçiminiz tamamlandığında sonraki aşamaya (“Seçili Maddeler” sekmesi) geçebilirsiniz. İstediğiniz zaman bu sekmeye gelip duzenleme yapabilirsiniz.
9. Burada dilediğiniz kadar tehlike maddesi için ayrı ayrı toplu işlemler ( Toplu Termin, Toplu Etkilenenler, Toplu Sorumlu Kişi) yapabilirsiniz.
10. İşiniz bittiğinde sağ altta bulunan “Risk Analizini Görüntüle” butonunu tıklayarak ön izleme yapabilirsiniz.
11. Sağ üstte bulunan yeşil renkteki “Risk Analizi” Butonuna tıklandığında daha önce diğer bölümler için hazırlanmış olan risk analizleri listelendiği sayfaya atar. Burada dilediğiniz çalışmaları yaparsınız
12. “Gelişmiş Risk Analizi Görüntüle” butonu tıklandığında hazırlanan tüm risk analizleri listelenir. Raporda çıkmasını istemediğinizi kaldırabilirsiniz. Bölüm sıralamasını sürükle bırak yöntemiyle değiştirebilirsiniz.
13. Bundan sonraki aşam risk analizini PDF formatında yazdırmaya hazır olarak görüntülenmesidir.

7. Olay Kayıtları

Son beş yılda meydana gelen İş kazaları, Meslek hastalıkları, Ramak kala olayları buraya yönergeye uygun olarak girilir.

8. İŞ Ekipmanları

Öncelikler iş ekipmanları kaydı yapılır. İş ekipmanının dilediğiniz kadar resmini yükleyebilirsiniz. Resim yüklenmez ise görsellik için ekipman için varsayılan bir resim gelir. Ekipmanın Kontrol, bakım, kalibrasyon periyotlarından olması gerekenler girilir. Girilen periyotlara göre butonlar görünür hale gelir. Periyotta belirtilen işlemin zamanı yaklaştığında sistem uyarmaya başlar. Kontrol-kalibrasyon veya bakımlar yapıldığında da ilgili buton tıklanıp raporu girilir. Hazırlanan raporda işlem gerekiyorsa sistem DÖF mantığıyla yapılması gereken işlemleri sorar. ve bu işlemler ayrıca takip edilir.

9. Saha Denetimi

İş yerinde görülen uygunsuzluklar akıllı telefon ile aynı anda ya da çekilen uygunsuzluk fotoğrafları daha sonra yine akıllı telefon ya da bilgisayar ortamında DÖF mantığıyla yazılıp raporlanır. Her denetim maddesi kullanıcının bir kaç dakikasını alır. Girilen uygunsuzluk maddelerinin rapor şekli PDF formatında hemen görüntülenebilir. kayıtlı işyeri ilgililerine sistem üzerinden mail gönderilebilir. Döfler daha sonra sonuçlandırılıp takip edilir. Uygunsuzluklar Açık maddeler, kapalı maddeler ya da tümü şeklinde ayrı ayrı raporlanabilir

10. Dosya Sırtı

Farklı genişliklerde dosya sırtı yazdırma sayfası

11. İSG Kurulu

İsg kurulu üyelerinin belirlenmesi, kurul gündeminin oluşturulması, kurul kararı oluşturulması

12. Yıllık Değerlendirme Raporu

Yapım aşamasındadır

13. Görev Tanımlama

Müşterileri görüşmeleri sonucu yapılması gereken faaliyetler ilgili uzmana görev yazılır. Bu görev uzmana bildirim olarak düşer. Uzman bu görevi kabul veya ret edebilir. Kabul ederse ilgili müşterinin ziyaret raporunda bu görev hatırlatma olarak gelir.

4) Çalışan İşlemleri

1. Çalışan Detay

Çalışan bazında tüm işlemlerin görüldüğü sayfadır. Çalışan ile ilişkilendirilmiş tüm dokümanlar tek tıklama ile sıkıştırılmış dosya olarak bilgisayara indirilebilir.

2. Ekip Görevlendirme

Destek elemanları görevlendirme ve bu elemanların eğitim, tebliğ-tebellüğ dokümanlarının yükleneceği sayfadır

3. Temel İSG Eğitimleri

Temel İSG eğitimlerinin yükleneceği ve takibinin yapılabileceği sayfa

4. Diğer Eğitimler

Yüksekte çalışma, Yangın söndürme, acil durum eğitimleri gibi eğitimlerin girilebileceği sayfa

5. Sertifikalar

Eğitimi tamamlanmış çalışanların sertifikalarının basılacağı veya görüntülenebileceği sayfa

6. Tatbikatlar

Tatbikatlara katılan çalışanların girileceği, dokümanlarının girilebildiği sayfa

7. Talimatlar ve Taahhütnameler Talimat ve taahhütnamelerin kaydının yapıldığı, dokümanlarının yüklendiği, örnek talimatların indirilebildiği sayfa

8. Uyarı ve Cezalar Çalışanlara verilen uyarı ve cezaların kaydının girildiği ve imzalı dokümanlarının yüklendiği sayfa

9. Sağlık İşlemleri

10. Zorunlu Belgeler

11. Zimmetler

KKD vb zimmetlerin yapılabildiği sayfa

5) Raporlar

1. Ziyaret Sayıları

İsg profesyonellerinin görevlendirildikleri işyerlerine son 12 ayda gerçekleştirdikleri ziyaret sayılarını özet tablo olarak gösteren sayfa

2. Genel Faaliyet Kontrolü

Müşteri bazlı Yıllık plan ve eğitim planda belirtilip gerçekleştirilen ve gerçekleştirilmeyenleri birlikte veya ayrı ayrı raporlayan sayfa

3. Çalışan İşlemleri Raporlaması

Çalışan bazında yapılması gereken eğitim, tatbikat, görevlendirme, tebliğat gibi değişik başlıkların seçilebileceği ve bu başlıklarda yapılan ve yapılmayanları gösteren rapor

4. Çalışan Muayene Raporlaması

Çalışanların muayene takibinin yapıldığı sayfa

5. İSG Personeli İşlem (Performans) Raporu

İsg profesyonellerinin belirlenen tarih aralığında yaptığı işlemleri gösteren sayfa. İşlemlerin her birinin yönetici tarafından belirlenen işlem puanlarına göre toplam işlem puanı ve işlem sayısı birlikte değerlendirilerek personel için yaklaşık performans değerlendirmesi yapılabilir. Yüklenen dokümanlar varsa bunlar rastgele görüntülenip ayrıntılı inceleme yapılabilir

6. Dosya Yüklemeleri Raporu

Müşteri bazında dosya kontrolü sayfası. Raporlanması istenen dosyalar seçildikten sonra görüntüleme yapılır. raporda her dosya türü için yüklenme sayısı yazar. üzerine tıklandığında yüklenen dosyalar listelenir. Listedeki dosyalar tek tek görüntülenebilir.

6) El Çantası

1. Şablonlar

Kullanılabilecek tüm doküman ihtiyaçlarının birer şablonu buradan indirilebilir. Şablonlar OSGB logosuyla iner. Burası Genel şablonlar ve özel şablonlar diye iki sekmeden oluşmaktadır. Özel şablonlara OSGB yöneticisi veya yetki verdiği kişi dilediği kadar şablon yükleyebilir. Bu alan müşteriler tarafından da görüntülenmektedir. Örneğin müşteri bir KKD zimmet formunu buradan indirebilir.

2. Sunumlar

Tüm konularda sunum örnekleri mevcuttur.

3. Faydalı Bilgiler

Yararlanılabilecek faydalı yazılar..

4. Mevzuat

Konularına göre mevzuat bilgileri

7) CRM

1. Görüşmeler

Müşteri görüşmelerinin kaydedildiği, görüşmelerin takibe alındığı, belirlenen gün ya da periyot geldiğinde bildirim verildiği sayfa

2. Porföyler

Pazarlama biriminin tanıştığı müşteri bilgilerinin kaydedildiği. Portföy analizinin yapıldığı sayfa

3. Teklifler

Kayıtlı Portföye fiyat teklifinin gönderildiği, gönderilmiş olan tekliflerin görüntülenebildiği sayfa.

8) İSG Katip

1. Dosya Yükle

İSG KATİP teki sözleşmeler export edildikten sonra. İndirilen xlsx uzantılı dosya seçilip yüklenir. dosya uzantısı xls ise dosyayı açıp farklı kaydet seçeneğiyle xlsx uzantılı olarak kaydetmek gerekir.

2. Atama Kontrolü

En son yüklenen isgkatip sözleşmeleri export dosyasına göre ataması aktif müşterilerden onaylanmış ve onay bekleyenleri daha rahat izlenebilecek bir görsellikle görüntülenmektedir. Bu sayfadaki diğer sekmelerde de gözden kaçan (pasif müşteri olduğu halde ataması devam eden, kayıtlı olmadığı halde ataması olan) varsa tespit edilir.

3. Nace Sorgulama

Nace sorgulamanızı çok daha rahat yapabileceğiniz bir sayfa

9) Muhasebe

1. Makbuz Zimmetleme

Makbuz koçanlarının seri numarasına göre zimmet kayıtlarının tutulduğu, yeni zimmet ya da zimmet devirlerinin yapılabildiği sayfa

2. Tahsilat

Tahsilat girişlerinin çok rahat yapıldığı yapıldığı sayfa. Muhasebe işlemlerinde yapılan işlemlerde varsayılan olarak 30 dakikada düzeltme ya da silme yapılabilir. Yönetici yetkisine sahip kişi anlık zaman aşımını değiştirerek bu süreyi kısaltabilir ya da uzatabilir.

3. Tahsilat Özet

Tüm müşterilerin ödeme ve bakiye durumunu ödeme oranlarına göre renklendirilmiş olarak gösteren sayfa. Oranlar ve oran renkleri yetkili kullanıcı tarafından değiştirilebilir. Buradan müşteri görüşmeleri kaydedilebilir. Görüşme kayıtları takip edilebilir. Seçilen müşterinin cari bilgisine buradan hemen ulaşılabilir.

4. Cari Hesap

Seçilen müşterinin ayrı ayrı cari hesap ayrıntısın veren sayfa

5. Çek-Senet

Tahsilat sırasında çek ya da senet olarak girilenlerin ayrıntılı bilgilerinin görüntülendiği sayfa

6. Giden Fatura

Kesilen faturaların seçilen tarih aralığına göre listelendiği sayfa. Buradan toplu ya da tek tek fatura kesme işlemi de yapılabilir. Fatura kesme işlemi nokta vuruşlu yazıcıya gönderilebileceği gibi, e-fatura da kesilebilir. (e-fatura kesebilmek için ayrıca başvuru yapmak gerekmektedir.)

7. Gelen Fatura

Firmaya kesilen e faturaların burada otomatik olarak görüntülendiği sayfa. Bu sayfanın görüntülenebilmesi için müşterinin e-fatura kullanıcısı olması gerekmektedir.

8. Fatura İptal

İptal edilen faturaların görüntülendiği sayfadır.

9. Giderler

Giderlerin girilebildiği sayfadır. Bu sayfada tercihen elden giderler girilir. Banka işlemlerinden yapılan gider eşleştirmeleri buraya otomatik düşer.

10. Banka Hareketleri

Çalışılan banka hareketleri excel dosyası yüklendikten sonra eşleşmeyenler otomatik tespit edilir. Kayıt butonuna bastıktan sonra sistem ile eşleşmeyen satırlarda uygun işaretler görünür. bu işaretler tıklanarak eşleştirme işlemi yapılır. Eşleştirmede para girişleri ya tahsilattır, ya takastaki çek-senetlerin nakde dönüşmesidir ya da emaneten almaktır.. Çıkan para da ya giderdir ya da nakit olarak harcamak üzere emanet vermektir. Sistem ona göre ilgili seçenekleri çıkartır ve her kalem bir kaç saniyede eşleştirilir.

11. Emanet

Para emanet hareketlerinin görüntülendiği sayfadır.

12. Kasa

Seçilen kasa sorumluları, geçici emanetler ve banka hesaplarındaki toplam nakit tutarının özet verildiği, vadesi geldiği halde nakde dönüşmeyen çek-senetlerin görüntülendiği sayfadır

13. Fatura Ayarları

Faturalama işlemlerinde bir takım genel ayarların ve müşteri bazlı oranlamaların yapıldığı sayfadır

10) Ceza Analizi

1. Ceza Analizi

6331 Sayılı kanunun 26. maddesinde belirtilen cezaların bu işyerini ilgilendiren kalemlerinin çeklist edildiği sayfadır.